27 may. 2011

Google Cloud Connect: Tus archivos de Office en la nube

Google Cloud Connect te permite subir tus archivos de Microsoft Office a tu cuenta de google docs y modificarlos desde tu herramienta ofimática. Puedes compartir los archivos con tus colegas y así cada quien puede modificarlos desde office, puedes crear copias de seguridad y tiene un manejo muy interesante de versiones que te permite regresar a versiones previas y saber quien hizo las ultimas modificaciones.


Uno de los defectos de google docs es que si quieres subir un archivo .docx y modificarlo en la nube con tus colaboradores, el formato .docx debe desaparecer para adaptarse al formato de google y por lo general  esto desordena las imagenes y texto entre otras cosas. Así que GCC seria una solución para evitar esto.

Para instalar GCC ve al siguiente enlace y le das clic en "Descargar Google Cloud Connect":


Cuando abras Office te aparecerá una barra como la siguiente:


Lo primero que debes hacer es iniciar sesión con tu cuenta de Google, así que das clic en "Acceder". Te aparece una ventana en donde ingresas tu usuario y password y en donde debes aceptar que GCC tenga permisos sobre tu cuenta de Google. Luego te aparece las opciones de configuración.


Cuando termines este proceso debe aparecer la barra de GCC un botón que dice sincronizar:


Si das clic sobre este, el contenido del documento sobre el cual estas trabajando es subido a Google Docs y estará disponible para ti en cualquier lugar y para tus colegas si lo quieres. Cada vez que des clic sobre sincronizar (si configuraste que la sincronización sea manual) se sube una nueva versión del documento, como dije al principio, puedes regresar entre versiones.

Si quieres modificar de forma colaborativa el documento vas a Google Docs, el documento debe aparecer con el nombre que esta almacenado en tu computador.



Al final del documento aparece una flecha, al desplegar las opciones aparece compartir. Si das clic sobre esta opcion te aparece una ventana en donde agregas las personas que podrán modificar o solo ver el documento.


Para poder modificar el archivo entre dos o mas personas, los otros usuarios deben tener instalado GCC.

Si estas en office puedes ver quien realizó las modificaciones al dar clic sobre la flecha marcada en el cuadro rojo y seleccionar la opción "Historial de revisiones".



También puedes ver las diferentes versiones del documento dentro de Google Docs.


Espero que sea de mucha utilidad. Por ultimo mira este video:


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